Comment utiliser Excel pour vous simplifier la vie?

Comment utiliser Excel pour vous simplifier la vie?

  • Posted by David Grégoire (Monsieur ECommerce)
  • On 2017-01-13
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Peu importe votre niveau dans Excel, il y a toujours des trucs et des méthodes à apprendre qui vous permettront d’aller plus loin, plus vite et plus efficacement. Les fonctions Excel offrent des possibilités incroyables. Il est quasi impossible de savoir le nom de chacune, leurs arguments et leur fonctionnement. En revanche, savoir qu’il y a une fonction qui permet de faire ceci ou cela s’avère très utile.

 

RECHERCHEV

Ceux qui la connaissent déjà seront d’accord avec moi : c’est l’une des fonctions les plus utiles. La RECHERCHEV permet de consulter une plage organisée comme une base de données, de trouver sur quelle ligne se trouve l’information recherchée et de retourner l’information contenue dans une autre cellule sur la même ligne. Ça vous semble flou…??? Voici un exemple concret d’utilisation de la RECHERCHEV.
Disons que vous avez une liste de clients avec leur nom, adresse, téléphone, nom du contact, taux d’escompte, préférence de livraison et plusieurs autres informations. Vous désirez préparer un formulaire qui servira à la facturation, qui affichera l’information du client automatiquement et qui permettra de facturer avec le bon taux d’escompte. La RECHERCHEV est une excellente solution!
Vous aurez besoin d’une information (par exemple le numéro de téléphone) dans une cellule référence. Les autres cellules contiendront des RECHERCHEV et permettront d’afficher l’information voulue, à l’endroit voulu.
Jetons un œil sur les arguments de la fonction :
RechercheV
La Valeur_cherchée sera votre cellule référence. Par exemple, si vous utilisez le numéro de téléphone comme référence pour déterminer le client à qui s’adresse la facture et que la cellule réservée à cette fin se trouve en C6, vous devez mettre C6 juste à côté de Valeur_cherchée.
La Table_matrice fait référence à une plage de données dans laquelle se trouvent les informations que vous voulez faire afficher. Je vous recommande de mettre ces informations dans une feuille de calcul différente et de convertir vos données en Tableau Excel pour faciliter l’ajout de nouvelles données. À côté de Table_matrice, vous devez mettre une plage de cellules (ex : Clients!A3:J200) le nom d’une plage nommée ou encore le nom d’un Tableau Excel.
No_index_col est le numéro de la colonne dans laquelle se trouve l’information à afficher pour la cellule où vous entrez la fonction. Ça semble un peu complexe dit comme ça mais je vais tenter de simplifier. Imaginons que votre formulaire affiche le nom de l’entreprise en C8 et l’adresse en C9. Vous devrez mettre des fonctions RECHERCHEV dans chacune de ces cellules. Ce sera toujours la même RECHERCHEV mais le numéro de colonne (No_index_col) sera différent pour afficher une information différente.

Si dans votre base de données (la plage de cellules qui contiennent les informations clients) le nom de l’entreprise se trouve dans la 2e colonne, la fonction RECHERCHEV de la cellule C8 utilisera le chiffre 2 comme valeur pour l’argument No_index_col.

Si l’adresse de cette même entreprise est dans la 5e colonne de la base de données, la RECHERCHEV de la cellule C9 utilisera le chiffre 5 comme valeur pour l’argument No_index_col. Et ainsi de suite pour toute l’information que vous voulez faire afficher.
L’argument Valeur_proche ne s’applique que lorsqu’on cherche une valeur mathématique. Dans le cas d’un numéro de téléphone ou d’une information textuelle, Excel ne comprendra pas le sens de l’information qui est dans la cellule référence et risque de retourner des résultats douteux si vous utilisez VRAI ou si vous omettez de mettre une valeur pour cet argument. Sauf pour certains cas plus spécifiques, il est fortement recommandé de mettre FAUX dans cet espace.
Voilà! Vous pouvez maintenant utiliser la fonction RECHERCHEV pour créer des formulaires et tout plein d’autres utilitaires qui vous simplifieront la vie.

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Martin Roby (Monsieur Excel)
À bientôt!

 

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