Beau titre, n’est-ce pas ?

C’est quotidiennement un défi que de réduire les dépenses, faire plus avec moins, rendre notre équipe la plus rentable possible, etc…

Voici donc des trucs pour économiser de l’argent dans votre entreprise grâce au département IT !

Je vous promets que vous risquez d’économiser des centaines de milliers de dollars (ou disons 10% de votre masse salariale) si vous réalisez les prochaines étapes comme il faut.

Classez les employés

Je vais vous proposer un exercice: Classez vos employés.

Cela peut avoir l’air très discriminant, mais la tâche vaut la peine d’être faite.

Allez-y: classez-les par catégorie. D’un côté: ceux qui prodiguent des conseils, ceux qui doivent innover constamment, ceux qui doivent réfléchir dans le cadre de leur travail.

De l’autre côté, mettez tous ceux qui ne tombent pas dans la première catégorie, et ajoutez tous ceux qui tomberaient dans la première catégorie mais qui ont au moins une tâche quotidienne à faire qui ne nécessite pas de réfléchir ardemment.

Vous allez voir, on va travailler sur les tâches du deuxième groupe !

Déterminez un objectif

Évaluez grossièrement le temps passé par jour à faire des tâches répétitives. En effet, ce sont les plus faciles à régler !

C’est facile: les tâches répétitives sont les tâches qui sont détestées des employés. En effet, un humain préfère diversifier son travail que de toujours exécuter la même tâche ad vitam aeternam.

Pensez à la facturation, tri des emails, la paie, réponses faciles, réception, expédition, publipostage, emballage, tri, copier-coller, etc…

Ce sera le premier objectif.

Ensuite, regardez les autres tâches, celles qui ne demandent pas à son exécutant de réfléchir réellement. Celles-là sont dangereuses car elles ne sont pas évidentes à voir et coûtent très cher en ressources humaines.

Aussi, elles peuvent vous coûter votre croissance !

Pensez par exemple à un centre d’appel: si votre chiffre d’affaires double, il y a de fortes chances pour que vous soyez obligé de doubler les effectifs. Pourtant, très souvent les mêmes questions sont posées (+ de 50% des appels). Cette partie devrait donc être votre deuxième objectif.

Il est beaucoup plus difficile, mais ô combien important !

Pensez au recouvrement, à la recherche, à la production de rapports, à la comparaison de vos compétiteurs, planification des horaires, réception, expédition, production, questions des clients qui reviennent souvent, fidélisation des clients, etc…

Faites évaluer

Vous aurez sans doutes besoin d’un « outsider » pour évaluer la situation et vous dire quoi faire, en combien de temps et dans quel ordre. Cette tâche devrait prendre quelques jours, tout au plus.

C’est vraiment l’étape capitale: il vous faut un professionnel qui connaît la technologie et qui a une bonne vision d’ensemble, et une vision d’avenir.

Montrez-lui ce que vous avez trouvé: les tâches répétitives. Expliquez lui comment fonctionne en gros la logistique de votre entreprise et surtout, vos plans de croissance.

Il pourra vous conseiller de prioriser certaines choses en fonction de vos objectifs de croissance !

Exécutez

C’est l’étape finale.

Ce n’est pas la plus coûteuse, au contraire. Vous dépensiez bien davantage à faire travailler vos employés pour rien ! C’est un investissement sur le long terme, qui sera sans doute rentabilisé en moins de 6 mois !

Il vous faut un programmeur (une ressource IT). Que ce soit à l’interne ou à l’externe, elle doit être dédiée à la tâche d’automatisation des processus.

Cette personne implémentera les ressources recommandées par le consultant, et élaborera les processus plus techniques.

Au final

Économisez des centaines de milliers de dollars !

Vous verrez, vous ne pourrez plus jamais implémenter une nouvelle fonctionnalité dans votre entreprise sans immédiatement chercher à automatiser les processus humains afin d’éviter les erreurs, rentabiliser votre personnel et optimiser globalement vos ressources !